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Gérer une base de données avec Excel est ce pertinent et raisonnable ?

Sans programmation, Excel vous permet de gérer des listes de toutes sortes, d’y rechercher des données et d’en extraire des statistiques mais on se trouve rapidement limité

Vous devez gérer un fichier (liste de relations, clients, fournisseurs inventaires divers… ? Pour cela, vous avez deux possibilités. Soit vous installez un logiciel de gestion de base de données (un SGBD) comme Access. Ceci étant, un tel programme a un coût en terme d’acquisition et de temps pour le maîtriser car pas forcément facile à utiliser.

L’autre solution consiste à utiliser un tableur aussi répandu qu’Excel.

Ce dernier, en effet, possède de nombreuses fonctions vous permettant de saisir ou de modifier des données dans une ensemble, d’en extraire des informations selon une multitude de critères, d’obtenir des données chiffrées sur la totalité ou une partie de la base.

Mais que devez-vous faire pour transformer un tableau Excel en une base de données ? C’est simple : rien ! En effet, toute liste de données est automatiquement considérée comme une base à condition qu’elle respecte quelques règles simples. Telqu'une clef unique permetant d'identifier chaque entité. ( exemple :N° identifiant unique)

Il n’en reste pas moins qu’Excel présente plusieurs limites : Excel n’est pas un “ vrai ” gestionnaire de bases de données. S’il convient parfaitement pour des collections de taille moyenne, il présente néanmoins quelques lacunes et limites qui lui interdisent la gestion de bases professionnelles importantes:

 - Nombre de fiches limité. 

Bien qu’il soit théoriquement possible de saisir des données dans toutes les lignes d’une feuille de calcul ( soixante milles sous Excel 2003  voir plus d’un million avec Excel 2007 !), il serait déraisonnable de dépasser quelques dizaines de milliers de fiches (une fiche correspond à une ligne). En effet, Excel travaille en mémoire vive, à la différence des vrais SGBD. Au plus petit bug ou à la moindre coupure de courant, toutes vos modifications seraient perdues.

 - Contrôle de saisie rudimentaire. 

Excel vous permet de vérifier les données saisies par les utilisateurs. Mais ce contrôle reste assez sommaire. Un SGBD va beaucoup plus loin.

 - Une seule table. 

Excel n’est pas fait pour gérer les bases composées de plusieurs tables (par exemple Clients, Factures, Stock...). En fait, vous pourriez y parvenir partiellement avec des procédures lourdes et complexes mais votre base deviendrait trop lourde. 

- Pas d’intégrité référentielle. 

Un SGBD offre l’intégrité référentielle s’il interdit la suppression d’une fiche qui possède encore des liens avec des fiches présentes dans d’autres tables. Pour prendre un exemple : on ne peut pas supprimer un client s’il reste des factures à son nom. La suppression d’une fiche, dans Excel, ne donne lieu à aucune vérification de cohérence. 

Pour toutes ces raisons la gestion de bases de données professionnelles passe plutôt par Access.