Comment utiliser la dictée et la transcription dans Word ?

Dictée ou transcription : que choisir ?

Sur un petit écran, faites défiler le tableau horizontalement.

La dictée est adaptée à une seule personne qui formule directement son texte. La transcription est préférable pour un échange, un cours, un entretien ou une note vocale déjà enregistrée.

Vérifier la disponibilité de la fonction

Les fonctions proposées dépendent de l’abonnement, de la version de Word, du compte connecté, de la plateforme, de la langue et des règles de l’organisation. Les écrans peuvent différer entre Word pour Windows, Mac, le web et mobile.

Avant de commencer :

1. mettez Word et le navigateur à jour ;
2. connectez-vous avec le compte Microsoft 365 autorisé ;
3. vérifiez que le microphone est reconnu par le système ;
4. accordez l’accès au microphone uniquement à Word ou au navigateur utilisé ;
5. choisissez la langue parlée ;
6. testez avec un document sans donnée confidentielle ;
7. consultez la documentation Microsoft actuelle si le bouton n’apparaît pas.

Microsoft indique que la dictée nécessite un microphone et une connexion Internet fiable. La transcription peut être soumise à des limites d’usage et à des disponibilités différentes selon la licence ou le tenant. Évitez de promettre un quota ou une version précise sans vérifier le compte concerné à la date d’utilisation.

Préparer le microphone et la pièce

La qualité de l’entrée influence fortement le résultat. Pour une dictée :

• choisissez une pièce calme ;
• placez le microphone à distance constante ;
• évitez de souffler directement dessus ;
• sélectionnez le bon périphérique d’entrée ;
• réduisez le volume des haut-parleurs ;
• parlez naturellement, sans exagérer chaque syllabe ;
• faites un essai avec les noms et termes importants.

Pour une réunion, un microphone unique placé loin de plusieurs personnes produit souvent un texte moins fiable. Préférez un appareil adapté, posé de manière stable, et demandez aux participants de parler à tour de rôle.

N’utilisez pas un enregistrement très compressé comme unique preuve d’une décision importante. Conservez l’original jusqu’à validation du texte.

Dicter un document dans Word

La procédure générale est la suivante :

1. ouvrez un document nouveau ou existant ;
2. placez le curseur à l’endroit souhaité ;
3. dans l’onglet Accueil, choisissez Dicter ;
4. attendez que l’écoute soit active ;
5. parlez et observez le texte apparaître ;
6. prononcez les commandes de ponctuation prises en charge ;
7. mettez la dictée en pause pour relire ;
8. arrêtez l’écoute lorsque vous avez terminé ;
9. enregistrez puis corrigez le document.

Les commandes disponibles varient selon la langue. Consultez l’aide intégrée plutôt que de mémoriser une liste anglaise. Pour un texte français, sélectionnez la variante de français correspondant à votre usage.

La ponctuation automatique peut aider, mais elle n’est pas toujours adaptée aux phrases techniques. Si le résultat ajoute trop ou trop peu de signes, désactivez l’option correspondante lorsqu’elle est disponible et prononcez la ponctuation essentielle.

Obtenir une dictée plus facile à corriger

Préparez un plan court avant de parler. Dictez une idée par phrase et marquez une pause entre les paragraphes. Pour un terme inhabituel, il est souvent plus rapide d’insérer un repère simple, puis de remplacer toutes ses occurrences à la relecture.

Une méthode efficace :

1. dicter le premier jet sans corriger chaque hésitation ;
2. relire une première fois pour le sens ;
3. contrôler les noms, dates, montants et références ;
4. appliquer les styles de titre ;
5. vérifier orthographe et grammaire ;
6. lire le document à voix haute ou utiliser la lecture vocale ;
7. enregistrer une version finale distincte.

Ne dictez pas les mots de passe, codes temporaires, numéros de carte ou secrets professionnels. Un microphone actif peut aussi capter les personnes présentes dans la pièce.

Transcrire un enregistrement existant

Dans une version compatible de Word :

1. ouvrez un document et recherchez Dicter > Transcrire ;
2. choisissez l’import d’un fichier audio ;
3. sélectionnez un format pris en charge ;
4. laissez le document ouvert pendant l’envoi et le traitement ;
5. relisez les segments dans le volet de transcription ;
6. renommez les intervenants si nécessaire ;
7. corrigez les passages en réécoutant l’horodatage ;
8. ajoutez un extrait ou l’ensemble du texte au document ;
9. enregistrez et contrôlez le fichier final.

Microsoft indique actuellement la prise en charge de formats audio courants tels que WAV, MP3, M4A et MP4. Vérifiez la liste affichée au moment de l’import, car les formats et limitations peuvent évoluer.

La transcription ne transforme pas automatiquement une réunion en compte rendu. Elle fournit une matière première chronologique. Il faut encore identifier les décisions, attribuer les actions, supprimer les répétitions et faire valider les passages sensibles.

Enregistrer directement une conversation

La fonction de transcription peut, selon la version, enregistrer la conversation pendant que Word est ouvert. Avant d’appuyer sur le bouton :

• informez clairement toutes les personnes ;
• obtenez les autorisations nécessaires ;
• expliquez la finalité et les destinataires ;
• évitez d’enregistrer plus longtemps que nécessaire ;
• choisissez un emplacement et un compte adaptés ;
• prévoyez la suppression de l’audio lorsqu’il n’est plus utile.

Les règles applicables dépendent du contexte : réunion interne, entretien professionnel, formation, échange privé ou données particulières. En cas de doute, demandez l’avis de la personne responsable des données ou du cadre juridique concerné avant l’enregistrement.

Un participant qui refuse l’enregistrement doit pouvoir être traité conformément aux règles de l’organisation. Proposer une prise de notes manuelle peut être préférable.

Où sont stockés l’audio et le texte ?

Pour la transcription Word, Microsoft indique que les enregistrements sont stockés dans un dossier Transcribed Files de OneDrive. L’emplacement exact et la politique de conservation dépendent du compte et de l’organisation.

Après le travail :

1. vérifiez le document Word et son historique ;
2. localisez le fichier audio dans OneDrive ;
3. contrôlez ses autorisations de partage ;
4. déplacez-le vers l’espace prévu si l’organisation en possède un ;
5. supprimez les copies temporaires inutiles ;
6. videz les corbeilles seulement selon la politique de conservation ;
7. conservez une preuve de validation du compte rendu, pas des données excédentaires.

Téléverser un enregistrement dans Word implique un traitement en ligne. Pour des informations confidentielles, médicales, juridiques, sociales, financières ou relatives à des clients, vérifiez préalablement le contrat, le compte utilisé, la localisation et les règles internes. Si ce traitement n’est pas autorisé, utilisez une solution approuvée ou une transcription locale encadrée.

Corriger une transcription efficacement

Commencez par les éléments à fort risque d’erreur :

• identité des intervenants ;
• noms propres et sociétés ;
• dates, horaires et durées ;
• nombres, pourcentages et montants ;
• négations ;
• adresses, références et acronymes ;
• décisions et engagements ;
• citations destinées à être publiées.

Écoutez quelques secondes avant et après le segment ambigu. Le sens d’un « oui », d’un « non » ou d’un nombre dépend souvent du contexte.

Pour un compte rendu, séparez clairement :

• faits constatés ;
• décisions prises ;
• actions, avec responsable et échéance ;
• questions ouvertes ;
• verbatim, uniquement s’il est nécessaire et vérifié.

Faites relire les décisions aux participants concernés. Une transcription automatique ne doit pas devenir une validation implicite.

Améliorer un fichier audio difficile

Avant de convertir ou filtrer l’enregistrement, conservez toujours l’original. Travaillez sur une copie et documentez les modifications.

Quelques améliorations prudentes :

• couper uniquement les longues parties vides ;
• augmenter modérément un volume très faible ;
• réduire un bruit constant avec un outil connu ;
• séparer un fichier très long si la plateforme le demande ;
• éviter les conversions successives qui dégradent le son ;
• utiliser un format accepté sans réduire inutilement la qualité.

Un filtrage agressif peut déformer les consonnes et rendre les noms ou chiffres moins fiables. Comparez le texte au fichier original, pas seulement à la version traitée.

Le bouton Dicter ou Transcrire n’apparaît pas

Vérifiez successivement :

1. que le compte Microsoft 365 attendu est connecté ;
2. que la licence inclut la fonction ;
3. que Word est à jour ;
4. que le document n’est pas en lecture seule ou dans un mode incompatible ;
5. que les services connectés autorisés par l’organisation sont actifs ;
6. si la fonction existe dans Word pour le web avec Edge ou Chrome à jour ;
7. si une politique de l’administrateur la désactive ;
8. si la langue sélectionnée est prise en charge.

Ne changez pas de compte et ne téléversez pas un document professionnel dans un espace personnel uniquement pour faire apparaître la fonction. Demandez à l’administrateur quelle solution est autorisée.

Word n’entend pas le microphone

1. testez le microphone dans les paramètres du système ;
2. vérifiez qu’il n’est pas coupé physiquement ;
3. sélectionnez la bonne entrée dans Word ou le navigateur ;
4. autorisez le microphone pour l’application concernée ;
5. fermez les applications qui l’utilisent exclusivement ;
6. débranchez puis reconnectez le casque si nécessaire ;
7. testez un enregistrement court dans l’outil système ;
8. relancez Word après avoir corrigé l’autorisation.

Évitez d’accorder l’accès au microphone à toutes les applications. Limitez l’autorisation au logiciel nécessaire et désactivez-la ensuite sur un poste partagé si la politique le demande.

La transcription est incomplète ou attribue mal les voix

La séparation automatique des intervenants est une aide, pas une identification certaine. Renommez les étiquettes après vérification et ne déduisez pas l’auteur d’une phrase sensible uniquement d’après le système.

Si des passages manquent :

• vérifiez que l’audio existe à cet endroit ;
• écoutez le fichier original ;
• contrôlez la durée et la taille importées ;
• recherchez une limite de compte atteinte ;
• essayez un extrait non confidentiel dans un format officiellement pris en charge ;
• conservez le message d’erreur et l’heure du traitement.

N’importez pas plusieurs fois un fichier confidentiel dans différents services pour « voir lequel fonctionne » sans autorisation.

Usages utiles de la dictée

La dictée peut aider à :

• produire un premier jet ;
• noter une procédure pendant une démonstration ;
• rédiger avec une mobilité réduite ;
• capturer des idées avant leur structuration ;
• commenter un document ;
• alterner clavier et voix pour réduire la fatigue.

Pour un besoin d’accessibilité durable, réglez aussi la taille du texte, les raccourcis, le contraste, la lecture à voix haute et les outils d’accès vocal du système. Une formation personnalisée est souvent plus utile qu’une longue liste de commandes.

Ce qu’il vaut mieux éviter

• enregistrer une personne sans information ni autorisation adaptée ;
• confondre transcription automatique et compte rendu validé ;
• envoyer un fichier sensible depuis un compte personnel ;
• supprimer l’original avant la relecture ;
• publier des noms, montants ou citations sans réécoute ;
• laisser un lien OneDrive ouvert à tous ;
• dicter des mots de passe ou codes de sécurité ;
• supposer que tous les écrans et quotas sont identiques ;
• convertir plusieurs fois l’audio avec une forte compression ;
• laisser Word ou le navigateur écouter sur un poste partagé.

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